Cuộc họp Quý
I. Tầm quan trọng
1. Giá trị của họp Quý
- Mục tiêu của việc tổ chức cuộc họp quý là rà soát lại Mục tiêu của Quý trước xem chúng ta đã thực hiện nó như thế nào, hoàn thành hay chưa hoàn thành để rút ra kinh nghiệm.
- Sau đó, cùng nhau nhìn lại Bảng Tầm nhìn của doanh nghiệp nhằm đảm bảo mọi người đều đồng thuận và đi đúng hướng đã đặt ra.
- Cuối cùng chúng ta cần một kế hoạch thực thi rõ ràng cho Quý tiếp theo, giải quyết những vấn đề trọng tâm của doanh nghiệp và các bước tiếp theo sẽ là gì.
- Ngoài ra, cuộc họp này còn có giá trị kéo sự tập trung của mọi người lại thực hiện theo đúng định hướng doanh nghiệp, tránh sự xao lãng đi chệch khỏi đường ray.
2. Điều đạt được
Sau khi hoàn thành ngày họp Quý, toàn thể thành viên tham gia sẽ nhận được:
- Một tầm nhìn/định hướng rõ ràng
- Kế hoạch thực thi rõ ràng cho quý tiếp theo
- Giải quyết được tất cả các vấn đề chính
Trên Simplamo, chúng tôi đã thiết lập một trình tự khoa học - logic các bước để tổ chức cuộc họp hàng Quý hiệu quả, có gợi ý cho Người điều phối và Thành viên tham dự, hãy tuần tự đi theo các bước và hướng dẫn trên Simplamo bạn nhé.
II. Sự chuẩn bị
1. Các báo cáo:
- Các chỉ số Doanh thu, lợi nhuận, con số đo lường trong quý có đạt hay không
- Mục tiêu ưu tiên Quý hoàn thành hay chưa
- Những vấn đề của doanh nghiệp cần thảo luận
- Các báo cáo tài chính quản trị khác mà đội ngũ ban lãnh đạo cần
2. Công tác tổ chức:
- Chuẩn bị phòng hoặc địa điểm họp (cuộc họp diễn ra 1 ngày từ 7 đến 8 giờ)
- Thông báo đến các Thành viên tham dự: Địa điểm, lịch trình, chuẩn bị trước Mục tiêu ưu tiên Quý và các vấn đề cần thảo luận.
- Chuẩn bị các công tác hậu cần khác
3. Sắp xếp Nhân sự
- Người điều phối: Tương tự như cuộc họp tuần, chúng ta cần một Người dẫn dắt cuộc họp theo trình tự, kéo sự tập trung của mọi người, kiểm soát thời gian, chốt lại những ý chính. Thông thường ở đa số doanh nghiệp, người điều phối sẽ là CEO/COO/HRD.
- Thư ký: Người đánh văn bản, những nội dung quan trong lên Simplamo.
III. Khung ngày họp
**Lưu ý: Thành viên Ban lãnh đạo nên họp trước tiên để xác định kế hoạch thực thi Quý tiếp theo cho cấp toàn doanh nghiệp.
1. Mục tiêu & Khởi động - 15 phút
Ý Nghĩa:
- Tuyên bố mục tiêu ngày họp
- Khởi động với những tin tốt cá nhân, công việc
- Nhận diện vấn đề
Phương pháp: Người điều phối tuyên bố lý do ngày họp để mọi người có sự tập trung. Cho mọi người vài phút yên tĩnh để đưa ra câu trả lời cho ba câu hỏi sau đây:
- Tin tốt nhất: Cá nhân và Công việc
- Chia sẻ: Điều gì đang diễn ra hiệu quả và không hiệu quả trong Công ty?
- Kỳ vọng cho Buổi họp hôm nay là gì?
Người điều phối hãy lắng nghe cẩn thận những kỳ vọng của thành viên, đảm bảo rằng chúng phù hợp với mục tiêu ngày họp Quý; Thư ký nên ghi lại những điều “Không hiệu quả” vào danh sách vấn đề để bàn luận sau.
Lưu ý cho tất cả mọi người: Hãy thực sự cởi mở với nhau và hãy trung thực, tập trung điều quan trọng cần nói vì lợi ích chung
2. Đánh giá Quý trước - 30 phút
Ý nghĩa:
- Cùng nhìn lại Quý trước
- Có những con số hoàn thành
- Rút ra bài học khi xây dựng mục tiêu ưu tiên Quý, chắc chắn mọi người đều đồng thuận với kết quả này. Tiếp tục với tư cách là những nhà hoạch định tương lai thông minh hơn, hiệu quả hơn.
Phương pháp:
Rà soát: Người điều phối đi từ trên xuống dưới Bảng Mục tiêu ưu tiên Quý trên Trang Tập trung - Công cụ tầm nhìn.
- Đối với các chỉ số Doanh thu, Lợi nhuận, Chỉ số đo lường → Tập trung vào % đạt được thực tế so với kế hoạch.
Mục tiêu ưu tiên Quý:
- Cấp Công ty trước, Cấp cá nhân từng ban lãnh đạo (phòng/ban) sau (không nên có câu hỏi được đặt ra tại đây, không bình luận, nếu có Thư ký hãy hỗ trợ tạo Vấn đề để bàn luận sau)
- Tập trung vào câu hỏi Hoàn thành hay Chưa hoàn thành (99% cũng có nghĩa là “chưa hoàn thành”).
- Tính toán % hoàn thành cho toàn bộ Mục tiêu quý trước.
Rút ra bài học:
- Cho mọi người thời gian suy ngẫm và đánh giá điểm chung cho Quý trước (từ 1 đến 10).
- Mở lòng cho những bài học, những suy nghĩ, những lo ngại, những ý kiến, câu hỏi, và sự thú nhận.
- Nêu vấn đề (nếu có) để Thư ký ghi chú lại và bàn luận sau.
Ghi chú: Quá trình này sẽ mất khoảng 20 phút và là phần quan trọng nhất của phần 2.
3. Rà soát Bảng tầm nhìn - 60 phút
Ý nghĩa:
- Cùng nhìn về phía trước
- Chắc chắn mọi người cùng đồng thuận, trên một trang giấy.
- Nhắc mọi người tập trung hơn
Phương pháp:
Người điều phối rà soát từng câu hỏi để chắc chắn mọi người đồng thuận với nhau về Bảng Tầm nhìn, và hãy hỏi:
- “Chúng ta vẫn giữ điều này ?“
- “Có cần điều chỉnh gì không?
- “Chúng ta vẫn đang thực hiện công việc của mình theo đúng định hướng này?”
Nếu cần thiết điều chỉnh bất kỳ dòng nào, Thư ký hãy thao tác điều chỉnh trên Simplamo bằng cách bấm vào biểu tượng bút chì.
Nếu nó là một vấn đề cần thời gian thảo luận, hãy bổ sung vào danh sách vấn đề và bàn luận sau.
Nhìn lại bảng danh sách vấn đề và xác định từng vấn đề có xử lý “hôm nay” hay không.
4. Thiết lập mục tiêu Quý mới - 120 phút
Ý nghĩa: Tập trung xác định điều quan trọng cần làm trong 90 ngày cho toàn doanh nghiệp và từng thành viên trong đội ngũ Ban lãnh đạo.
Phương pháp:
***Gợi ý:
Có thể chia làm 2 nhóm, mỗi nhóm thảo luận 1 Bảng kế hoạch ưu tiên Quý trong vòng 10 phút. Sau đó, đại diện từng nhóm sẽ lên trình bày. Người điều phối sẽ ghi chú lại những ý giống nhau & khác nhau sau đó chốt lại Bảng mục tiêu Ưu tiên Quý cuối cùng.
Ở phần này, Người điều phối có thể mời CEO là người chốt lại Bảng mục tiêu Ưu tiên Quý.
*Các Bước thiết lập mục tiêu Quý:*
Bước 1: Tính toán các con số Doanh thu, Lợi nhuận mục tiêu, liệt kê các chỉ số đo lường.
Bước 2: Xác định 3 - 7 mục tiêu ưu tiên nhất cấp công ty cần phải hoàn thành trong Quý
Bước 3: Xác định tên Người sở hữu mục tiêu.
Bước 4: Xác định mục tiêu ưu tiên cấp phòng/ban chức năng do thành viên trong ban lãnh đạo chịu trách nhiệm chính.
Bước 5: Cuối cùng là, hãy xem lại Danh sách Vấn đề và loại bỏ bất kỳ vấn đề nào khỏi danh sách nếu đã được giải quyết bằng Mục tiêu ưu tiên.
5. Giải quyết vấn đề - 180 phút
Ý nghĩa: Xử lý những vấn đề có thể gây cản trở trong 90 ngày tới.
Phương pháp: Thực hiện theo quy trình Xử lý vấn đề/Issue Solving thuần túy mà chúng ta áp dụng trong các cuộc họp tuần. (Xem lại Bộ khung cuộc họp tuần - Nguyên tắc xử lý vấn đề)
Sắp xếp thứ tự ưu tiên 1-2-3: Xử càng nhiều càng tốt, nếu thời gian cho phép hãy sắp xếp tiếp thứ tự 1-2-3.
Nguyên tắc xử lý vấn đề:
- Nhận diện nguyên nhân cốt lõi
- Thảo luận về phương án
- Chốt phương án và có hành động cụ thể
Các vấn đề còn lại/chưa được giải quyết: Hãy xác định vấn đề nào tiếp tục nằm trong danh sách vấn đề trên bảng Tầm nhìn cho quý tiếp theo, vấn đề nào có thể đưa về xử lý ở các cuộc họp tuần.
6. Bước tiếp theo - 7 phút
- Ý nghĩa: Rà soát lại những Hành động / To-dos và các Mục tiêu ưu tiên đã thống nhất cho 90 ngày
- Phương pháp: Tóm tắt danh sách việc cần làm, chắc chắn rằng mọi người đều hiểu và đồng thuận.
7. Kết luận - 8 phút
- Ý nghĩa: Chắc chắn những mong đợi / kỳ vọng của thành viên được đảm bảo. Thu thập phản hồi của các thành viên.
- Phương pháp: Người điều phối cho mọi người 3 phút yên lặng để trả lời 3 câu hỏi:
- Nhận xét của họ về ngày làm việc hôm nay?
- Có đáp ứng được Kỳ vọng ban đầu không?
- Chấm điểm cho cuộc họp trên thang điểm 10.
Hãy bắt đầu với người dũng cảm xung phong hoặc đi theo vòng từ bên trái.
Như vậy là bạn đã tìm hiểu xong bộ khung tổ chức cuộc họp thiết lập mục tiêu quý, hãy liên tục tổ chức mỗi 90 ngày (một năm 3 lần họp Quý), tạo thành một nhịp họp 90 ngày đều đặn để theo đuổi Tầm nhìn bạn nhé.